Neste artigo, venho aprofundar com detalhes para você saber quais temas e abordagens deve levar em consideração em suas apresentações em cada workshop.
Você consultor ou cliente que está participando do projeto de implantação ou migração do SAP S/4 HANA. Os workshops A e B são atividades estruturadas realizadas durante a fase Explore e planejamento do projeto. Esses workshops são essenciais para o consultor entender os requisitos do negócio do cliente, identificar as necessidades específicas da organização e definir o escopo em seu módulo no qual é responsável no projeto. Contudo, discutir brevemente como cada um desses workshops funciona:
Workshop A:
O Workshop A é geralmente realizado no início do projeto pelo consultor responsável pelo módulo SAP. Seu objetivo é reunir as principais partes interessadas (stakeholders) e especialistas do negócio para discutir e entender os processos de negócio atuais do cliente. Durante este workshop, a equipe de projeto coleta informações sobre os processos existentes na empresa, identifica os pontos problemáticos, analisa os fluxos de trabalho e captura os requisitos específicos do negócio. O resultado desse workshop é um mapeamento detalhado dos processos de negócio, que servirá como base para a próxima fase do projeto.
Principais etapas do Workshop A
Para você fazer uma apresentação com as abordagens certas. Primeiramente você deve falar dos seus processos através do SAP Best Practices, mostrando os scope items. Procure printar as telas do SAP utilizando o FIORI e/ou transação Standard, colocando uma breve descrição para seu slide não ficar poluído. Explique os detalhes de cada FIORI e/ou transação, vão funcionar dentro do processo no SAP S/4 HANA.
Porque é neste momento que você identificar se o SAP S/4 HANA Standard vai atender as necessidades do cliente, ou terá que realizar customizações que será um GAP no processo abordado.
Portanto, apresento algumas das principais etapas que irão fornecer uma base sólida para a fase de design e configurações no sistema ERP. Abaixo mostro etapas importantes que você deve levar em consideração:
1. Identificação de partes interessadas: É importante identificar as principais partes interessadas (stakeholders) do projeto e envolvê-las no workshop. Isso inclui representantes de diferentes áreas da organização, como compras, gestão de estoque, finanças, contabilidade, vendas, produção, recursos humanos, entre outros.
4. Reuniões de requisitos: Durante o workshop, são realizadas reuniões detalhadas com as partes interessadas para capturar os requisitos específicos relacionados aos processos de negócio de cada área da organização. Isso envolve entender as necessidades das áreas e garantir que esses requisitos sejam incorporados na solução do SAP S/4HANA.
7. Identificação de riscos e desafios: Durante o workshop, também é importante o consultor SAP, identificar os riscos e desafios potenciais relacionados à implantação do SAP S/4HANA, no seu módulo. Isso permite que a equipe de projeto esteja ciente dos possíveis obstáculos e desenvolva estratégias para mitigá-los ou resolvê-los.
2. Levantamento de processos de negócio: Durante o workshop, os consultores SAP do projeto, trabalham com as partes interessadas para mapear e documentar os processos de negócio existentes no cliente. Isso envolve entender as etapas, os fluxos de trabalhos, as entradas e saídas, as dependências e as interações entre os diferentes processos. É importante o consultor perguntar ao cliente se existem sistemas integrados que se comunicaram com o SAP S/4 HANA.
5. Mapeamento de fluxos de trabalho futuros: Com base nas discussões abordadas nas reuniões e requisitos formalizados, os consultores SAP do projeto começam a mapear os fluxos de trabalho futuros no SAP S/4HANA. Isso implica em definição e execução dos processos de negócios e quais funcionalidades do SAP S/4HANA serão utilizadas para comportar esses processos.
3. Análise de lacunas: A equipe de projeto analisa os processos de negócio mapeados e identifica lacunas ou áreas que precisam ser melhoradas ou otimizadas no S/4 HANA. Isso pode incluir a identificação de processos ineficientes, duplicações de tarefas que o cliente trabalha, falta de integração entre os sistemas, entre outros pontos.
6. Priorização dos requisitos: À medida que os requisitos são discutidos e capturados pelos consultores SAP, é importante realizar uma análise das priorizações junto aos gestores do projeto, levando em consideração a urgência e a importância de cada requisito. Isso ajuda a definir as prioridades e a estabelecer um escopo inicial para o projeto.
Principais etapas para o Workshop
Para você entender como funciona a segunda etapa do workshop no projeto. O Workshop B é realizado após a conclusão do Workshop A e tem como objetivo principal revisar e validar os processos de negócio mapeados durante o Workshop A pelo consultor SAP funcional.
É importante você demonstrar como ficará no FIORI ou na transação SAP uma determinada configuração ou customização que foi levantado pelo cliente no Workshop A. Vai causar segurança e confiança aos participantes do mapeamento realizado pelo consultor SAP funcional.
Durante esse workshop, a equipe de projeto revisa os processos de negócio identificados, discute quais processos podem ser otimizados ou redesenhados no SAP S/4HANA e define o escopo final do projeto. Além disso, o Workshop B também aborda aspectos técnicos, como integrações de sistemas e requisitos de relatórios.
O consultor SAP desempenha um papel crucial no Workshop B durante a implantação do SAP S/4HANA. Suas principais tarefas que estou mapeando são:
1. Revisão dos processos de negócio: O consultor SAP revisa os processos de negócio mapeados durante o Workshop A, junto com seu key-user (usuário chave). Ele analisa os fluxos de trabalho existentes que foram apresentados pelo cliente, identifica as oportunidades de otimização e determina como esses processos podem ser redesenhados, na implementação do SAP S/4HANA. Isso envolve compreender as funcionalidades e recursos oferecidos pelo sistema ERP e propor melhorias e soluções adequadas para cada processo que foi discutido no workshop.
4. Configuração e personalização: O consultor SAP trabalha na configuração e personalização do SAP S/4HANA com base nos requisitos de negócio identificados durante o Workshop A. Ele utiliza as funcionalidades como o FIORI ou transações do SAP S/4 HANA para criar os processos de negócio específicos da organização, definindo as configurações, os parâmetros, regras e permissões necessárias. Essa tarefa envolve conhecimento técnico profundo do SAP S/4HANA e suas opções de customização.
2. Definição do escopo final do projeto: Com base na revisão dos processos de negócio, o consultor SAP trabalha com a equipe de projeto e as partes interessadas para definir o escopo final no seu módulo dentro do projeto. Isso envolve identificar quais processos serão implementados, quais áreas da organização serão abrangidas e quais funcionalidades específicas do SAP S/4 HANA serão utilizadas. O consultor SAP também ajuda a definir os limites do escopo, evitando expansões desnecessárias que possam afetar a eficiência e entrega das suas atividades do projeto.
5. Definição dos requisitos de relatórios: O consultor SAP colabora com as partes interessadas para identificar e definir os requisitos de relatórios farão parte do projeto. Ele compreende quais informações são necessárias, quais métricas devem ser acompanhadas e como esses relatórios devem ser gerados no SAP S/4HANA. O consultor SAP pode configurar os relatórios padrões do sistema ERP ou, se necessário, desenvolver relatórios personalizados para atender às necessidades específicas da área de negócio da organização.
3. Discussões técnicas e integrações: O consultor SAP aborda aspectos técnicos durante o Workshop B, com todos os participantes . Ele discute as necessidades de integração do seu módulo SAP S/4HANA, com outros sistemas ou aplicativos utilizados pela organização. Isso pode envolver a definição de interfaces, a troca de informações entre os sistemas e a garantia da integridade e consistência dos dados do SAP com os sistemas ou vice-versa.
6. Identificação de necessidades de treinamento: Durante o Workshop B, o consultor SAP identifica as necessidades de treinamentos da equipe do cliente. Ele observa as lacunas de conhecimentos e habilidades existentes em relação ao SAP S/4HANA, e propõe um plano de treinamento adequado aos usuários finais. O objetivo é garantir que os usuários finais estejam preparados para usar efetivamente o sistema ERP após a implementação.
Pontos relevantes que podem ajudar nos Workshops
O consultor SAP em um projeto SAP S/4 HANA, os workshops A e B são momentos cruciais para você compartilhar informações e obter a participação e o envolvimento dos responsáveis pelas áreas de negócios. Embora os detalhes exatos dos workshops A e B possam variar de acordo com o contexto específico do projeto, aqui estão algumas áreas-chave que um consultor SAP pode considerar abordar durante esses workshops:
Oficina A
Para você fazer uma apresentação com as abordagens certas. Primeiramente você deve falar dos seus processos através do SAP Best Practices, mostrando os scope items. Procure printar as telas do SAP utilizando o FIORI e/ou transação Standard, colocando uma breve descrição para seu slide não ficar poluído. Explique os detalhes de cada FIORI e/ou transação, vão funcionar dentro do processo no SAP S/4 HANA.
Porque é neste momento que você identificar se o SAP S/4 HANA Standard vai atender as necessidades do cliente, ou terá que realizar customizações que será um GAP no processo abordado.
Portanto, apresento algumas das principais etapas que irão fornecer uma base sólida para a fase de design e configurações no sistema ERP. Abaixo mostro etapas importantes que você deve levar em consideração:
Workshop B
Para você fazer uma apresentação com as abordagens certas. Primeiramente você deve falar dos seus processos através do SAP Best Practices, mostrando os scope items. Procure printar as telas do SAP utilizando o FIORI e/ou transação Standard, colocando uma breve descrição para seu slide não ficar poluído. Explique os detalhes de cada FIORI e/ou transação, vão funcionar dentro do processo no SAP S/4 HANA.
Porque é neste momento que você identificar se o SAP S/4 HANA Standard vai atender as necessidades do cliente, ou terá que realizar customizações que será um GAP no processo abordado.
Portanto, apresento algumas das principais etapas que irão fornecer uma base sólida para a fase de design e configurações no sistema ERP. Abaixo mostro etapas importantes que você deve levar em consideração:
Observação: Lembre-se de que essas são apenas sugestões gerais que classifiquei, e a abordagem exata dependerá dos requisitos e características específicas do projeto no qual você está participando. É importante você adaptar-se ao conteúdo dos workshops A e B, conforme as necessidades que forem apresentadas pelos responsáveis do projeto.
Como deve ser a apresentação do consultor nos Workshops A e B
A apresentação dos workshops A e B pelo consultor funcional no projeto SAP S/4 HANA, pode ser organizada de maneira eficiente e eficaz seguindo algumas etapas-chave. Aqui estão algumas sugestões de como a sua apresentação pode ser estruturada:
· Cumprimente os participantes e agradeça a presença de todos.
· Faça uma breve introdução ao projeto SAP S/4 HANA, destacando sua importância e benefícios para a organização.
· Descreva em detalhes o conteúdo e a agenda do Workshop A.
· Explique os processos de negócios que serão discutidos e analisados durante o workshop.
· Destaque os principais requisitos e desafios relacionados a esses processos.
· Apresente as soluções propostas do seu módulo no SAP S/4 HANA e como elas abordam os requisitos e desafios identificados.
· Mostre exemplos concretos e casos de uso relevantes, dos projetos em que você já participou.
· Permita que os participantes façam perguntas e esclareça suas dúvidas.
· Reserve um tempo para discussão aberta e interação com os participantes em sua apresentação.
· Incentive perguntas, comentários e sugestões relacionados aos workshops e ao projeto como um todo.
· Demonstre disponibilidade para ouvir e esclarecer quaisquer preocupações ou dúvidas, que o cliente for dialogar.
· Explique claramente os objetivos específicos dos workshops A e B.
· Forneça uma visão geral dos tópicos e áreas que serão abordados em cada workshop.
· Repita o mesmo formato utilizado para o Workshop A, fornecendo detalhes sobre os conteúdos, a agenda e os processos de negócios que serão abordados.
· Apresente as soluções propostas no SAP S/4 HANA para os processos de negócios discutidos no Workshop A.
· Novamente, utilize exemplos e casos de uso para ilustrar as funcionalidades e benefícios do sistema ERP.
· Faça um resumo dos principais pontos abordados durante a sua apresentação.
· Destaque os próximos passos do projeto e a importância da participação ativa dos envolvidos nos workshops.
· Agradeça novamente a presença de todos e encerre a sua apresentação de forma positiva e motivadora.
Lembre-se de você se adaptar essa estrutura que apresentei, de acordo com as necessidades específicas do projeto e dos participantes. Além disso, utilize recursos visuais, como slides, diagramas e demonstrações práticas acessando o FIORI e/ou transações SAP, para enriquecer ainda mais sua apresentação e torná-la mais envolvente.
Durante as apresentações dos seus workshops, é comum contar com a participação de consultores especializados em SAP S/4HANA, que possuem conhecimentos técnicos e das melhores práticas para ajudar a orientar as discussões e propor soluções adequadas às necessidades que as áreas de negócio apresentarem nas reuniões.
Portanto, após a conclusão desses workshops, a equipe de projeto terá um entendimento claro dos processos de negócio a serem implementados, dos requisitos específicos e do escopo do projeto. Essas informações serão usadas como base para a fase de design e configuração do SAP S/4HANA, que é a etapa seguinte do projeto de implantação ou migração.
Espero ter contribuído com meus conhecimentos e experiências com você. A ideia foi ter fornecido informações relevantes, que pode auxiliar a todos nas fases dos workshops com tranquilidade.
Se você precisar de assessoria com mais informações, elaborar as apresentações certas, abordagem com o cliente final, se preparar para os workshops. Me chame que terei o prazer em apoiá-lo.
E-mail: rb@rodrigobarcante.com.br
Website: www.rodrigobarcante.com.br
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