maio 19, 2023 | Blog

Vida de Consultor e Cliente no SAP S/4 HANA: Fase 5 – Run

Por: Rodrigo Barçante

Dando continuidade a fase anterior Deploy dentro da metodologia activate, publicada. Neste artigo, dou sequência para você entender em detalhes a quinta e última fase Run. Eu destaco informações importantes para você conseguir concluir com sucesso a implantação ou migração do S/4 HANA.

A fase Run é a fase final do ciclo de vida do projeto SAP S/4 HANA, que ocorre após a implementação bem-sucedida no cliente. Nessa fase, o foco é na execução e no suporte contínuos do sistema ERP para garantir que ele atenda às necessidades do negócio e forneça os resultados esperados pelas áreas de negócio da organização.

Durante esta fase, a empresa mantém e opera o SAP S/4HANA no ambiente de produção. Isso inclui as atividades como monitoramento dos módulos SAP, suporte técnico, funcional e manutenção do sistema, treinamentos dos usuários correspondentes às áreas, gerenciamento de alterações, atualização de software, acompanhamento dos sistemas integrados ao S/4 HANA e gerenciamento de incidentes e problemas. O objetivo principal é garantir que o sistema ERP continue funcionando corretamente e atendendo às necessidades de negócios de forma eficaz e eficiente.

Eu acrescento para você que a fase Run também é importante para garantir que a empresa esteja preparada para lidar com qualquer interrupção nos negócios ou problemas que possam surgir, como falhas de hardware dos servidores S/4 HANA, problemas de rede ou interrupções de serviços. Isso inclui a criação de planos de continuidade dos negócios, e a implantação de estratégias para minimizar o tempo de inoperância e manter o sistema ERP funcionando o máximo possível.

Em resumo, a fase Run é uma fase bem crítica do ciclo de vida do projeto, que envolve a manutenção e operação do sistema SAP S/4HANA para garantir que ele continue a fornecer valor e atender às necessidades de negócios da empresa.

 

Fase 5 – Run

Abaixo eu cito alguns dos principais pontos desta fase, que incluem:

  • Suporte e manutenção do SAP S/4 HANA: Isso inclui garantir que o sistema ERP esteja sempre funcionando de modo correto, monitorar e corrigir problemas, caso surjam, o mais rápido possível para garantir que o sistema esteja renovado com as últimas atualizações e patches de segurança.

 

  • Gerenciamento de alterações: Qualquer mudança no sistema deve ser gerenciada cuidadosamente para garantir que não cause interrupções ou problemas de compatibilidade. O gerenciamento de alterações também ajuda a garantir que as alterações sejam feitas de forma organizada e documentada.
  • Treinamento e suporte ao usuário: É importante que os usuários do sistema ERP sejam treinados regularmente sobre como usar o SAP S/4 HANA de forma correta e maximizar seu potencial para que seu trabalho flua normalmente no dia a dia. A equipe de suporte também deve estar disponível para ajudar os usuários sempre que necessário.
  • Suporte à continuidade dos negócios: A fase “Run” também inclui planos de continuidade dos negócios para garantir que o sistema esteja sempre disponível e funcional, mesmo em caso de interrupções, como falhas de hardware ou problemas de rede.
  • Monitoramento e otimização do desempenho: O desempenho do sistema deve ser monitorado regularmente para garantir que estejam atendendo às necessidades de negócios e que as atualizações necessárias sejam feitas para manter o desempenho ideal.

Em resumo, a fase Run do SAP S/4HANA é crucial para garantir a operação contínua e bem-sucedida do sistema após a implementação e para garantir que ele continue a fornecer valor ao negócio. 

Aplicando as Melhores Estratégias no Suporte Pós Golive

Após o Golive de uma implementação do SAP S/4HANA, é importante a gestão do projeto estabelecer uma estratégia sólida para o suporte às operações contínuas nos módulos SAP. Aqui mostro algumas diretrizes para ajudá-lo nesse sentido:

1.  Tenha uma equipe dedicada de suporte ao SAP S/4HANA, composta por especialistas técnicos e funcionais. Eles devem ter um bom conhecimento do sistema ERP e ser capazes de lidar com problemas e solicitações dos usuários, dos erros e dúvidas que surgirão. 

2.  Estabeleça um processo de ticketing (chamados), claro para rastrear e priorizar os problemas e solicitações dos usuários. Utilize um sistema ERP de gestão de serviços (como o SAP Solution Manager) para registrar, atribuir e monitorar os tickets. Isso vai garantir que nada seja esquecido e que todos os problemas e/ou dúvidas sejam tratados adequadamente.

3.  Implemente ferramentas de monitoramento para a equipe do projeto, acompanhar o desempenho do sistema ERP e identificar quaisquer problemas ou gargalos nas operações. Isso pode incluir monitoramento de desempenho, monitoramento de integridade do sistema ERP e monitoramento de erros. Dessa forma, você pode identificar os problemas antes que eles afetem significativamente os usuários finais e tomar medidas corretivas rapidamente.

4.  Mantenha-se adiantado com as últimas atualizações e pacotes de correção fornecidos pela SAP. Essas atualizações podem incluir melhorias de desempenho, correções de bugs e novos recursos dentro do S/4 HANA. Avalie regularmente as notas SAP de lançamento e determine quais atualizações são relevantes para a organização. Em seguida, planeje e execute um processo de atualização estruturado para aplicar as correções e melhorias dentro do S/4 HANA.

5.  Procure oferecer treinamento contínuo para os usuários do SAP S/4HANA. Isso garantirá que eles estejam atualizados com os recursos e funcionalidades do sistema ERP, permitindo que eles tirem o máximo proveito. O treinamento pode ser fornecido por meio de sessões presenciais ou materiais de treinamento online.

6.  Estabeleça canais de comunicação eficazes com as áreas de negócios da organização. Isso pode incluir uma linha direta de suporte, um portal de autoatendimento, um fórum de discussão, grupos no Teams, grupos no WhatsApp segregados por módulos SAP, uma lista de e-mails. Garanta que os usuários saibam como relatar os problemas e fazer solicitações de suporte, e forneça respostas rápidas e claras. 

7.  Realize avaliações regulares do desempenho do sistema ERP, eficácia do suporte e satisfação dos usuários finais. Identifique áreas de melhoria e implemente ações corretivas, dando os prazos das soluções. Através dessa abordagem contínua de melhoria, você pode otimizar continuamente seus processos de suporte e garantir uma experiência positiva junto aos usuários finais.

Observação: Lembre-se de que a estratégia de suporte pós-golive pode variar de uma organização para outra. Portanto, é importante adaptar essas diretrizes às necessidades e requisitos específicos da sua empresa.

Como funciona a gestão de mudanças na fase Run?

A gestão de mudanças nesta fase é um processo contínuo que visa controlar e gerenciar as alterações no sistema SAP SE/4 HANA após a conclusão da implementação e durante a operação diária do cliente.

Aqui eu cito algumas informações sobre como esse processo funciona:

  • Identificação de mudanças: Durante a fase Run, várias mudanças podem ser necessárias no projeto, como alterações de configurações, desenvolvimento de novas funcionalidades, correção de erros, atualizações de pacotes e assim por diante. A primeira etapa é identificar e documentar essas mudanças de forma clara e detalhada.
  • Testes e validações: Antes de implementar qualquer mudança no ambiente de produção do S/4 HANA, é crucial realizar os testes unitários, testes integrados e validações rigorosas. Esses testes garantirão que as mudanças sejam implementadas corretamente e não causem problemas ou interrupções indesejadas no sistema ERP. 
  • Comunicação e treinamentos: É essencial manter uma comunicação clara e eficaz com as áreas da organização sobre as mudanças implementadas. Forneça treinamentos e materiais de suporte adequados para garantir que os usuários finais estejam cientes das mudanças e possam utilizá-las corretamente em seus processos de negócio.

  • Avaliação de impactos: Uma vez identificadas, as mudanças devem ser avaliadas quanto ao seu impacto no sistema ERP, junto à equipe técnica e funcional. Isso envolve analisar as implicações técnicas, funcionais e organizacionais da mudança proposta. É importante todos entenderem como a mudança afetará os processos de negócios da empresa, a integração com outros sistemas legados e a estabilidade geral do ambiente.
  • Controle de qualidade: É importante manter um controle de qualidade eficaz para garantir a estabilidade e o desempenho do sistema ERP. Isso envolve monitorar continuamente os ambientes, identificar possíveis problemas ou anomalias, e tomar medidas corretivas adequadas. Além disso, é importante documentar todas as mudanças implementadas e manter um registro atualizado das configurações e personalizações separados por módulos SAP.
  • Planejamento e priorização: Com base na avaliação de impacto identificado, é necessário planejar e priorizar as mudanças. Procure determinar a sequência adequada de implementação, levando em consideração a criticidade da mudança, a disponibilidade de consultores e a dependência de outras mudanças. Isso ajudará a garantir que as alterações sejam implementadas de maneira ordenada e eficiente.
  • Gestão de incidentes: Durante a operação, podem ocorrer incidentes ou problemas relacionados a mudanças implementadas. É importante ter um processo de gestão de incidentes estabelecido pela gestão do projeto para lidar com essas situações. Isso envolve a criação de tickets, a atribuição de prioridades, a resolução dos problemas e a comunicação efetiva com os usuários finais.

Principais atividades pós Cutover

Após concluir a fase de CutOver no projeto SAP S/4HANA, há uma série de atividades pós-CutOver que eu considero importantes, que devem ser realizadas para garantir a operação suave e eficiente do sistema ERP. Aqui estão algumas das atividades típicas realizadas na fase Run:

·  Monitoramento e suporte contínuo;

·  Gerenciamento de incidentes e solicitações de serviço;

·  Atualizações e patches;

·  Monitoramento da integridade dos dados;

·  Realização de melhorias e otimização contínua;

·  Treinamento e suporte aos usuários finais.

Principais pontos no encerramento da Fase

Para você entender a etapa de encerramento da fase no SAP S/4 HANA. O encerramento da fase de Run ocorre quando há a transição para uma nova fase do projeto ou quando o sistema é desativado permanentemente. O encerramento envolve uma série de atividades para garantir a conclusão adequada das operações e a transição suave para a próxima etapa. Aqui estão alguns aspectos-chave do encerramento que apresento:

1.  Antes de encerrar da fase, é necessário realizar uma avaliação completa da estabilidade do sistema ERP. Isso envolve revisar os registros de incidentes, problemas conhecidos e desempenho do SAP S/4 HANA para garantir que todos os problemas críticos tenham sido resolvidos.

4.  A equipe técnica e funcional de suporte e operações, adquire conhecimento valioso sobre o sistema SAP S/4HANA. Antes de encerrar a fase, é fundamental transferir esse conhecimento para as partes interessadas relevantes, como a equipe de suporte futura ou a equipe de operações em andamento. Isso pode envolver treinamentos, workshops ou sessões de transferência de conhecimento entre os consultores e usuários chaves do cliente.

2.  É importante realizar uma análise final do desempenho do SAP S/4 HANA implementado e identificar oportunidades de otimização e melhorias. Isso pode incluir a revisão de configurações, ajustes finais e implementação de soluções para garantir que o sistema ERP esteja funcionando de maneira eficiente e confiável. 

5.  Ao encerrar a fase Run, é importante a gestão do projeto (consultoria e cliente) planejar e preparar a transição para a próxima etapa do projeto ou operação contínua. Isso pode incluir a definição de metas, cronogramas, recursos necessários e a comunicação adequada com as partes interessadas relevantes.

 

3.  Durante a fase Run, é crucial manter todas as documentações atualizadas. Antes de encerrar a fase, é necessário revisar e consolidar os documentos relevantes e separados por módulos SAP, incluindo manuais, procedimentos operacionais padrão, registros de configurações e outras informações importantes registradas durante o projeto. Essas documentações podem ser úteis para referência futura e para apoiar futuros projetos e operações na organização.

 

Cabe ressaltar que o encerramento da fase Run no SAP S/4HANA pode variar de acordo com o cliente e o escopo do projeto. É importante seguir as diretrizes específicas e os processos definidos pela equipe do projeto para garantir uma transição eficiente e bem-sucedida.

 Fica a Dica

Dica

Dicas importantes na fase Run que podem ajudá-lo no projeto

Durante a fase “run” do projeto SAP S/4HANA, abaixo eu procurei classificar algumas dicas importantes a serem consideradas para garantir uma operação suave e eficiente do sistema ERP.

  • Estabeleça um processo robusto de monitoramento contínuo do sistema SAP S/4HANA. Isso envolve a monitoração do desempenho, uso de consultores, integridade dos dados e o acompanhamento de indicadores-chave de desempenho (KPIs). O monitoramento proativo ajuda muito a identificar e resolver problemas antes que eles afetem negativamente a operação do SAP S/4 HANA implantado.

 

  • Tenha uma equipe de suporte técnico experiente e qualificada para lidar com problemas, incidentes e solicitações das áreas de negócios. Certifique-se de que a equipe esteja atualizada com as melhores práticas do SAP S/4HANA e seja capaz de fornecer suporte rápido e eficiente.

 

  • Mantenha o sistema SAP S/4HANA atualizado com as últimas atualizações e patches fornecidos pela SAP. Essas atualizações podem incluir correções de bugs, melhorias de desempenho e recursos adicionais, que estão constantemente em evolução. Manter o sistema ERP atualizado é fundamental para garantir a segurança e o bom funcionamento do SAP S/4HANA no cliente.

 

  • Implemente um plano de backup e recuperação adequado para proteger os dados do SAP S/4HANA. Faça backup regularmente dos dados e teste os procedimentos de recuperação para garantir que os dados possam ser restaurados de forma confiável, caso ocorra algum problema ou falha.

 

  •  Ofereça treinamento contínuo aos usuários finais para que eles possam aproveitar ao máximo o SAP S/4HANA. Isso ajudará a garantir que as áreas de negócios da empresa, estejam familiarizados com as funcionalidades e recursos do sistema ERP, aumentando a eficiência e a produtividade nas operações.

 

  • Estabeleça um processo formal para o gerenciamento de alterações no sistema SAP S/4HANA. Isso inclui a avaliação de impactos, testes adequados e uma abordagem controlada para a implementação de alterações, melhorias no ambiente de produção. Isso minimiza os riscos de interrupções e problemas inesperados no sistema.

 

  • Esteja conectado com a comunidade SAP, participe de fóruns de discussão, grupos de pessoas ligadas ao SAP e eventos para se manter atualizado com as últimas tendências no mercado. As melhores práticas e soluções disponíveis para o SAP S/4HANA, em que você está operando atualmente. Compartilhar conhecimentos e experiências com outros profissionais da área pode ser muito valioso para aprimorar a operação do seu sistema ERP.

Espero que o conteúdo detalhado nesta última fase da Metodologia Activate, possa agregar muitos conhecimentos para você, nesta etapa tão importante que é no projeto de SAP S/4 HANA.

Mesmo assim, se você tiver alguma dúvida ou quiser saber de algo específico não só desta fase, como das outras. Pode me chamar no particular que eu posso assessorar você. 

 

Forte abraço

Rodrigo Barçante

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E-mail: rb@rodrigobarcante.com.br

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