Atendendo a algumas solicitações de amigos, consultores e clientes, venho detalhar cada fase da metodologia Activate para implantação de SAP S/4 HANA.
No mundo de implantação ou migração para o S/4 HANA, estamos em constante mudança, as empresas, os consultores, PMO, áreas de negócios e gestores precisam estar preparadas para se adaptar rapidamente e atender às necessidades deste mercado SAP. É por isso que a metodologia Activate foi criada, para ajudar as empresas a navegar neste ambiente complexo e em constante evolução. Na fase de Prepare, as empresas se preparam para o projeto, definindo metas claras, identificando potenciais riscos e criando um plano detalhado de trabalhos para garantir que a mudança ocorra sem problemas. Neste artigo, eu vou explorar a fase Prepare da metodologia Activate e destacar as principais etapas envolvidas para que você possa implementar com sucesso essa abordagem em seu projeto.
Abaixo é apresentado o Fluxo Macro do Processo
Fase 1 – Fase Prepare
Na fase de Prepare procuro demonstrar as principais etapas:
Handover
Handover é o processo de alinhamento onde realizamos a transferência de um projeto de implementação ou migração do SAP S/4 HANA de uma equipe para outra. No contexto de um projeto SAP ECC ou outro sistema ERP para o sistema SAP S/4HANA, refere-se ao processo de transferir a responsabilidade da equipe de implementação para a equipe de suporte e manutenção do SAP S/4HANA após a conclusão bem-sucedida do projeto.
Envolvendo a entrega de toda a documentação e informações relevantes da implementação do sistema ERP ao SAP S/4HANA para a equipe do projeto das manutenções que são realizadas, incluindo a documentação (blueprint), testes unitários/integrados realizados durante a implementação do antigo sistema ERP.
É importante um alinhamento interno da consultoria para realizar a transferência de conhecimento da área comercial para o time de consultores responsável pela entrega do projeto.
Entendimento do Ambiente Corporativo
Entendimento do ambiente corporativo refere-se à compreensão e análise do ambiente em que o cliente opera atualmente. Isso inclui fatores internos e externos que afetam a operação, clientes, fornecedores, sistemas legados, regulamentações governamentais, e culturais da empresa contratante. É importante para que as empresas (cliente e consultoria) tomem decisões estratégicas. Ao entender o ambiente em que opera, pode identificar ameaças e oportunidades em cada módulo SAP e área de negócio. Isso permite que o cliente ajuste suas estratégias e ações para se adaptar às mudanças no novo ambiente S/4 HANA e para aproveitar as oportunidades que surgem.
Na fase de análise, a equipe do projeto realiza uma avaliação detalhada do ambiente corporativo existente para entender os processos de negócios, os requisitos funcionais e técnicos cujo cliente solicita, e identificar possíveis desafios e melhorias no projeto.
Planejamento do Projeto
O planejamento do projeto é um processo crítico para garantir o sucesso das entregas de cada fase. Esse processo envolve a identificação de todas as tarefas e atividades necessárias para realização do projeto, a estimativa de consultores necessários, o estabelecimento de metas e objetivos, bem como o estabelecimento do cronograma com as atividades e suas respectivas datas para alcançar os objetivos.
O planejamento do projeto geralmente inclui as seguintes etapas:
Definição de escopo: esta etapa envolve a identificação dos objetivos e do escopo do projeto, incluindo os processos de negócios a serem implementados para o SAP S/4 HANA.
Identificação de tarefas e atividades: nesta etapa, todas as tarefas e atividades necessárias devem ser mapeadas para a realização do projeto. Isso inclui atividades de configuração, desenvolvimento de relatórios, testes unitários e integrados, treinamentos, cargas, entre outras.
Estimativa de consultores: nesta etapa, são estimadas as pessoas necessárias para a realização das tarefas e atividades que foram identificadas, incluindo a equipe do projeto, hardware e software, acessos aos ambientes SAP, entre outros.
Estabelecimento de metas e objetivos: nesta etapa, são estabelecidas as metas e objetivos para o projeto, incluindo prazos, orçamentos e níveis de qualidade.
Construção do cronograma: nesta etapa, é elaborado o cronograma detalhado que mostra quando cada tarefa e atividade deve ser concluída, por frente de cada módulo SAP. O cronograma leva em consideração as dependências entre as atividades e os recursos disponíveis no projeto.
O planejamento do projeto de SAP S/4 HANA é um processo complexo e crítico, e é importante que seja executado com cuidado e alinhamentos entre os gerentes para garantir que o projeto seja concluído no prazo e com a qualidade esperada, pelo cliente.
Workshops de Validação das Melhores Práticas
Os workshops A e B são para validação das melhores práticas do projeto SAP S/4 HANA, sendo uma etapa importante do processo no projeto. Estes workshops têm como objetivo validar os processos de negócios fornecidos pelo SAP em relação às necessidades da empresa (cliente).
Esses workshops são normalmente realizados durante a fase de desenho (antigo blueprint) do projeto, onde a equipe de projeto se concentra em definir os requisitos de negócios da empresa e mapear esses requisitos para os escope items do SAP S/4HANA. A equipe do projeto revisa as melhores práticas e processos de negócios fornecidos pelo SAP S/4 HANA e avalia se eles são adequados para o cliente. A equipe de projeto pode solicitar ajustes ou personalizações para melhor atender às necessidades específicas da empresa após apresentação dos workshops A e B. Também podem ser discutidos requisitos específicos de relatórios e integrações com outros sistemas.
Eu cito alguns dos benefícios dos workshops de validação que incluem:
1) Garantir que seu módulo no SAP S/4 HANA esteja sendo configurado para atender às necessidades específicas do cliente.
2) Reduzir o tempo e o esforço necessários para configurar no seu módulo, usando as melhores práticas já fornecidas pela SAP.
3) Melhorar a adesão dos usuários finais (operação) ao SAP S/4 HANA, uma vez que o sistema está sendo configurado para atender às necessidades específicas do cliente final.
Em resumo, os workshops A e B de validação segue as melhores práticas do projeto SAP S/4 HANA, sendo uma etapa muito importante e crítica do processo de implantação ou migração. Serve para garantir que o sistema ERP atenda a todas as necessidades específicas do cliente, evitando um impacto operacional e até mesmo paralisação dos processos em operação.
Realizar Ativação das Melhores Práticas
A ativação das melhores práticas do projeto S/4 HANA é um processo que permite que o cliente implemente rapidamente as melhores práticas de negócios através dos scope items identificados em cada módulo SAP. Esse processo ajuda no projeto a acelerar a implementação do sistema ERP, reduzindo os riscos e os custos associados ao projeto.
A ativação das melhores práticas inclui as seguintes etapas:
Seleção das melhores práticas: nesta etapa, a equipe de projeto identifica as os modelos de negócios aos processos fornecidos pelos scope items da SAP Best Practices Explorer que serão adequados ao cliente. A equipe de projeto pode personalizá-las de acordo com as necessidades específicas do cliente, com base nos requisitos.
Treinamento dos usuários finais: nesta etapa, os usuários finais são treinados utilizando as melhores práticas configuradas no ERP SAP. Isso ajuda a garantir que eles possam usar o sistema de forma eficaz e adotar as melhores práticas.
Configuração das melhores práticas: nesta etapa, a equipe do projeto realiza as configurações segregadas por atividades de cada módulo SAP. A configuração inclui a definição de parâmetros de sistema, personalização de formulários e relatórios, definição de fluxos de trabalho, entre outros.
Implementação: nesta etapa, as melhores práticas configuradas em cada módulo no SAP são implementadas e utilizadas no ambiente de produção.
Teste das melhores práticas: nesta etapa, a equipe realiza os testes unitários que foram configurados em cada módulo no SAP S/4 HANA para garantir que funcionem corretamente e atendam às necessidades do cliente.
Ao ativar os scope items com base nas melhores práticas no projeto SAP S/4 HANA, você alcança os seguintes benefícios:
•Implementação mais rápida e eficaz;
•Testes unitários e integrados mais precisos •e aderentes aos processos;
•Redução de riscos e custos associados ao projeto;
•Melhoria da qualidade dos processos de negócios;
•Aumento da eficiência operacional e redução de erros;
•Facilidade de adesão das áreas de negócios ao novo sistema.
Em resumo, a ativação das melhores práticas pelo SAP S/4 HANA é uma etapa bem importante e deve ser levado em consideração todos os passos bem aplicados para garantir uma implementação bem-sucedida do S/4 e uma usabilidade do sistema sem muitos impactos operacionais.
Definição dos Pares
A definição dos pares é a indicação do consultor do módulo e o key-user (usuário chave) no projeto SAP S/4HANA. É um processo que ocorre durante a fase de desenho (blueprint) e que tem como objetivo, identificar os componentes que devem ser integrados com o sistema SAP S/4HANA. Esses componentes são conhecidos como “pares” e podem incluir outros sistemas empresariais, aplicativos ou módulos SAP adicionais que precisam se integrar ao SAP S/4HANA.
Durante a fase de definição dos pares, a equipe do projeto trabalha para identificar os requisitos de integração entre o SAP S/4HANA e os outros sistemas. A equipe avalia a necessidade de troca de dados, processos de negócios e quaisquer outros requisitos de integração necessários para garantir que o SAP S/4HANA possa funcionar de maneira correta.
A definição dos pares no projeto pode incluir uma série de atividades, tais como:
1) Identificação dos sistemas que possam ser integrados com o SAP S/4HANA;
2) Mapeamento dos fluxos de processos de negócios entre os sistemas;
3) Identificação de possíveis desafios ou riscos na integração e desenvolvimento dos planos para mitigá-los;
4) Avaliação da necessidade de interfaces personalizadas ou outras soluções de integração;
5) Estabelecimento de protocolos de segurança e autorização para a troca de dados entre os sistemas legados e SAP S/4 HANA.
Ao definir a definição dos pares, a equipe do projeto deve ter uma compreensão clara dos sistemas legados relevantes que precisam ser integrados com o SAP S/4HANA e um plano para integrar de maneira eficaz e segura. Isso ajuda a garantir que o SAP S/4HANA funcione de forma integrada com outros sistemas e forneça informações precisas para as áreas de negócios do cliente.
Kickoff do Projeto
O Kickoff do projeto S/4HANA é uma reunião ou evento que marca o início oficial do projeto de implementação do SAP S/4HANA no cliente. Durante o Kickoff, a equipe do projeto e os stakeholders (partes interessadas), se reúnem para definir quais são os objetivos do projeto, planejar as maneiras de abordagens de implementação, estabelecer os prazos e definir as responsabilidades.
A reunião ou o evento de apresentação é geralmente organizado pelo gerente de projeto da consultoria e pode envolver a participação de membros da equipe de consultores SAP, bem como, os representantes das áreas do cliente que serão responsáveis no projeto, como as áreas de compras, suprimentos, finanças, vendas, produção, entre outros. A reunião pode ser realizada pessoalmente ou remotamente, dependendo da localização dos participantes.
Durante o Kickoff, a equipe do projeto pode apresentar uma visão geral do projeto, destacando os benefícios do sistema SAP S/4HANA para o cliente e fornecendo uma visão geral das etapas da implementação.
Alguns dos tópicos que podem ser abordados durante a apresentação, são:
1) Objetivos do projeto e metas de negócios;
2) Papéis e responsabilidades da equipe do projeto e dos stakeholders;
3) Cronograma e prazos;
4) Orçamento e pessoas que estarão disponíveis;
5) Principais desafios e riscos do projeto;
6) Estratégias para mitigar os riscos;
7) Plano de comunicação e envolvimento das áreas de negócios;
8) Outras informações relevantes para o sucesso do projeto.
O Kickoff é uma oportunidade importante para alinhar as expectativas e prioridades de todos os envolvidos no projeto. Garantindo que todos estejam cientes dos objetivos, etapas e cronograma do projeto e comprometimento das pessoas para o sucesso. É um momento crucial para estabelecer a cultura do projeto e a colaboração de todos, o que pode influenciar significativamente no resultado da implementação do SAP S/4 HANA.
Para concluir, a fase Prepare da metodologia Activate é fundamental para garantir o sucesso do projeto de qualquer mudança organizacional. Ao ser definido as metas claras, identificação de riscos e criar um plano detalhado dos trabalhos, a consultoria e cliente podem minimizar os impactos negativos da mudança e maximizar os benefícios. No entanto, a fase Prepare é apenas o primeiro passo na jornada do Activate. As próximas fases da metodologia são igualmente importantes e continuam a construir sobre o sucesso da fase Prepare.
Na mobilização das pessoas no projeto, todos se concentram na construção de uma equipe forte e motivada, que pode levar adiante o plano criado nesta fase. Além disso, a fase prepare também inclui atividades importantes, como a criação da equipe do projeto dedicada, a definição de processos de negócios e a avaliação de quaisquer customizações necessárias. Essas atividades são essenciais para garantir que o projeto seja implementado dentro do prazo e do orçamento previstos, ao mesmo tempo em que atende às necessidades específicas do cliente contratante.
Em resumo, a fase prepare é um elemento crítico do sucesso do projeto de implementação do SAP S/4 HANA. É importante que a consultoria e cliente dediquem tempo e pessoas suficientes para esta fase, a fim de garantir que o projeto seja bem-sucedido e que os benefícios esperados sejam alcançados.
Espero que este artigo tenha sido útil para ajudá-lo a entender melhor a fase Prepare e os próximos passos em sua jornada Activate. Nos próximos artigos destacarei as próximas fases da metodologia Activate, que podem ajudar a minimizar os impactos da mudança e maximizar os benefícios.
Se você precisar de mais detalhes, pode me chamar em particular nos contatos abaixo.
Se você precisar de mais detalhes, pode me chamar em particular nos contatos abaixo.
Forte abraço
Rodrigo Barçante
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