Neste artigo eu ilustrei telas e demonstração dos componentes do SAP S/4 HANA na versão 2021. Para você saber qual versão está utilizando em seu projeto e se sua organização implementou a função comercial. Pensando nas dificuldades que muitos consultores e clientes não conseguem obter informações mais detalhadas na internet. Aqui venho muni-lo de informações que poderá apoiar em documentações do projeto.
Para auxiliar a identificar como, abaixo mostro o passo a passo:
1) Para você descobrir em qual versão está trabalhando no seu projeto, selecione o menu Sistema -> Status.
Em seguida, o sistema ERP abrirá o pop-up de status como mostra a figura abaixo.
No botão de detalhes como mostrado acima, clique no mouse em cima.
Para você analisar o componente e versão instalado no projeto, procurar pelo componente S4CORE.
Você pode também selecionar a aba “Versões de produto instaladas”. O sistema ERP mostra o produto e versão que está ativado no seu projeto, no meu exemplo é a versão SAP S/4 HANA 2021, a mais recente.
Observe que a solução implementada é a ON PREMISE. Ou seja, o SAP S/4 HANA é físico (local), estabelecido pelo modelo de contratação do cliente com a SAP.
Observação: Se você quiser saber mais informações dos tipos de soluções SAP S/4 HANA e modelos de implantação. No meu artigo Vida do Consultor e Cliente na Metodologia Activate SAP S/4 HANA apresento cada solução e seus benefícios. Basta clicar no link abaixo!
No SAP S/4HANA, as Business Functions (Funções de Negócio) são unidades de funcionalidade que permitem ativar ou desativar recursos específicos do sistema ERP. Elas fornecem um meio flexível de adicionar ou modificar funcionalidades do SAP S/4HANA, permitindo que as organizações personalizem o sistema de acordo com suas necessidades específicas da empresa.
As Business Functions são agrupadas em pacotes chamados SAP S/4HANA Business Function Sets (conjuntos de Funções de Negócio do SAP S/4HANA). Cada conjunto de Funções de Negócio agrupa funcionalidades relacionadas para facilitar a ativação e a configuração.
As extensões corporativas e suas funções de negócios são ativadas utilizando a transação SFW5.
Normalmente, os key-user e áreas de negócios não têm acesso a essa transação. Portanto, o consultor terá que falar com um administrador do sistema (BASIS) para ativar a função de negócios necessária para o projeto. Como a função comercial controla quais menus estão visíveis, quais funções estão ativas em uma transação e quais campos serão exibidos, se a tela que você vê parecer diferente deste artigo, é possível que você não tenha ativado uma função comercial.
A figura abaixo mostra a mensagem de aviso no momento que você acessa a transação SFW5 pelo SAP S/4 HANA.
Ao clicar no botão “Continue” o SAP abrirá a estrutura do switch que foi usada pela primeira vez na versão 4.7, caso você não saiba.
Na tela de “Alterar Status da Função Comercial”, você encontrará as extensões corporativas na primeira pasta. As funções de negócios foram utilizadas pela primeira vez no contexto de pacotes de aprimoramento na versão SAP 6.0.
Ao ativar uma Business Function, você está habilitando recursos adicionais relacionados a áreas específicas do SAP S/4HANA. Esses recursos podem incluir novas funcionalidades, melhorias em funcionalidades existentes, alterações de processo ou integrações com outros componentes do sistema.
Os passos para ativar uma Business Function podem variar, mas geralmente envolvem os seguintes passos:
1. Identificação da Business Function: Determine qual Business Function específica você deseja ativar. As Business Functions estão associadas a áreas específicas do SAP S/4HANA, como finanças, logística, vendas, etc.
2. Avaliação de pré-requisitos: Avalie se há pré-requisitos técnicos e de configurações necessárias para ativar a Business Function. Isso pode incluir a instalação de pacotes de suporte ou as configurações de outras funcionalidades relacionadas.
3. Ativação da Business Function: Utilize ferramentas de configuração específicas do SAP S/4HANA, como o SAP Solution Manager ou a transação SFW5, para ativar a Business Function desejada. Siga as etapas fornecidas pela ferramenta para ativar a Business Function selecionada.
4. Testes e validação: Após a ativação da Business Function, realize testes unitários pertencentes ao módulo SAP para garantir que os recursos habilitados estejam funcionando corretamente. Verifique se as funcionalidades e os processos de negócios relacionados estão sendo executados conforme esperado.
Em que momento o Funcional deve abordar o Business Functions
O consultor funcional deve abordar as Business Functions durante a fase de Prepare ou Planejamento do projeto SAP S/4HANA. Nessa fase, a equipe de implementação realiza a análise dos requisitos de negócio e define como o sistema SAP S/4HANA será configurado para atender às necessidades da organização.
Durante a fase de prepare, o consultor funcional trabalha em estreita colaboração com os stakeholders do projeto para entender os processos de negócio atuais e futuros da organização. É nesse momento que o consultor SAP deve identificar as Business Functions relevantes que precisam ser ativadas para suportar as funcionalidades desejadas.
Abaixo apresento os passos específicos para abordar as Business Functions durante a fase de Prepare, podem incluir:
• Levantamento de requisitos: Realize workshops e entrevistas com os usuários-chave pertinentes ao módulo SAP e partes interessadas para entender os requisitos de negócio e processos da organização. Identifique as funcionalidades desejadas e as necessidades específicas que devem ser atendidas no projeto.
• Análise de gap: Compare os requisitos de negócio identificados com a funcionalidade padrão do SAP S/4HANA. Identifique quais funcionalidades requerem a ativação de Business Functions adicionais para preencher as lacunas entre os requisitos e as funcionalidades existentes.
• Avaliação de impacto: Analise o impacto da ativação de cada Business Function nos processos existentes, na integração com outros módulos e nas configurações já realizadas. Considere os recursos necessários, o tempo de implementação e os riscos associados à ativação de cada Função de Negócio.
• Recomendação de Business Functions: Com base na análise dos requisitos e da lacuna de funcionalidade, o consultor funcional deve recomendar as Business Functions específicas que precisam ser ativadas para atender às necessidades da organização. Documente essas recomendações e discuta com a equipe de implementação e os stakeholders para obter a aprovação.
• Planejamento de ativação: Uma vez que as Business Functions necessárias tenham sido identificadas e aprovadas, faça um plano para ativá-las no momento adequado do projeto. Considere as dependências entre as Funções de Negócio e outras atividades de configuração do sistema.
É importante envolver a equipe técnica e o especialista em Basis/SAP S/4HANA durante a análise e a ativação das Business Functions, pois eles serão responsáveis por executar as etapas técnicas necessárias para ativar as Funções de Negócio no sistema.
Lembrando que o processo exato pode variar dependendo da metodologia de implementação e das práticas específicas da organização. Recomenda-se seguir as diretrizes e melhores práticas do projeto SAP S/4HANA em que você está trabalhando.
IMPORTANTE VOCÊ SABER
O que acontece se não for ativado os Business Functions no SAP S/4 HANA?
Se as Business Functions relevantes não forem ativadas no SAP S/4HANA, isso pode ter as seguintes consequências:
•Falta de funcionalidades: As Business Functions são responsáveis por habilitar recursos adicionais e funcionalidades específicas no SAP S/4HANA. Se uma Função de Negócio não for ativada, a organização pode perder acesso a funcionalidades importantes que são relevantes para seus processos de negócio.
• Incapacidade de atender a requisitos específicos: Cada cliente tem requisitos de negócio únicos e particulares. As Business Functions permitem a personalização do SAP S/4HANA para atender a esses requisitos específicos. Se uma Função de Negócio não for ativada, a organização pode não ser capaz de atender a determinados requisitos ou pode precisar encontrar soluções alternativas complexas.
• Lacunas nos processos: O SAP S/4HANA é projetado para fornecer uma cobertura abrangente de processos de negócio. As Business Functions preenchem lacunas funcionais, permitindo que o sistema ERP atenda a processos específicos do cliente. Se uma Função de Negócio não for ativada, pode haver lacunas nos processos de negócio, resultando em ineficiências operacionais ou dependência de processos manuais.
• Impacto na integração: As Business Functions também podem habilitar integrações com outros componentes do SAP S/4HANA ou com sistemas externos. Se uma Função de Negócio relevante não for ativada, isso pode afetar a capacidade do sistema de se integrar perfeitamente com outros módulos ou aplicativos externos, resultando em dificuldades na troca de informações e fluxos de trabalho automatizados.
• Limitações futuras: Ao não ativar as Business Functions, a organização pode enfrentar limitações no futuro, à medida que novas versões do SAP S/4HANA são lançadas. As atualizações e as novas funcionalidades geralmente dependem da ativação de Funções de Negócio específicas. Portanto, não ativar as Business Functions pode limitar a capacidade da organização de aproveitar ao máximo as atualizações e inovações futuras.
É importante lembrar que a decisão de ativar ou não uma Business Function deve ser baseada em uma análise cuidadosa dos requisitos de negócio e das necessidades da organização. Recomenda-se envolver consultores especializados SAP, a equipe técnica e os stakeholders relevantes para tomar decisões informadas sobre a ativação das Funções de Negócio no SAP S/4HANA.
Dica
Para ativar a função de negócios (Business Function) no SAP S/4 HANA, não há nenhum prompt de diálogo para você criar a solicitação de transporte entre os ambientes. Isso traz problemas técnicos, pois a mesma ativação precisa ser aplicada ao próximo ambiente SAP. A SAP não recomenda você ativar manualmente a função de negócios no sistema de produção!
Portanto, não faça as ativações diretamente no ambiente de Produção, pois algumas funções de negócios são irreversíveis.
Espero ter contribuído com você o detalhamento sobre o Business Function e as etapas que devem ser levadas em consideração, no seu projeto.
Se você tiver alguma dúvida ou precisar de alguma assessoria, pode me chamar no particular que terei prazer em ajudá-lo.
Forte abraço
Rodrigo Barçante
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